‫گزارشات و دفاتر مرسوم حسابداری

در یک سیستم حسابداری پایه، بدون در نظر گرفتن امکانات جانبی مثل مدیریت بانک و مدیریت بودجه تنها جای اصلی برای ورود اطلاعات صفحه ثبت سند حسابداری است و بقیه کارهای رایج سیستم حسابداری به صورت گزارش گیری از اطلاعات موجود می‌باشد. بیشتر گزارشات سیستم حسابداری آنقدر معروف هستند که اسامی مشخصی مثل دفتر کل، دفتر تراز معین و صورت حساب تفصیلی (تفضیلی) را به خود گرفته‌اند. عمده این گزارشات در مراکز و ادارات مختلف دارای شکل و شمایل استاندار شده و یکسانی هستند. مثلا در همه آنها ستون بدهکار همیشه قبل از ستون بستانکار می‌آید و یا اینکه واژه «مانده بدهکار» و «مانده بستانکار» مفهوم یکسان و مشخصی دارند. در اکثر این گزارشات معمولا ردیف اول برای نقل از قبل به کار برده می‌شود، هر سطر از گزارش به ازای یک آیتم از سند حسابداری است و البته گزارش گیری از محدوده تاریخی مورد نظر کاربر هم که برای بیشتر آنها امری بدیهی است. با مشاهده چند نمونه گزارش از چند سیستم حسابداری و چند اداره مختلف می‌توان به راحتی متوجه این نکات و فرمت گزارش‌ها شد. در ادامه لیستی از این گزارشات و دفاتر حسابداری می‌آید.

 

 

نام

شرح

۱

دفتر کل

دفتری است که ورودی-خروجی حساب‌ها را به تفکیک «حساب کل» آن‌ها نشان می‌دهد. هر سطر از این دفتر یک قلم از سند حسابداری است. از آنجا که در یک سیستم حسابداری معمولی به ازای هر حساب کل چندین و چند حساب معین و به ازای هر حساب معین هم چندین سند حسابداری ثبت می‌شود حجم این گزارش (دفتر) بسیار زیاد است.

۲

دفتر معین

دفتری است که ورودی-خروجی هر کدام از حساب‌های معین انتخابی را به تفکیک حساب‌های معین نشان می‌دهد. هر سطر از این دفتر یک سطر از سند حسابداری است. این گزارش خیلی شبیه به گزارش دفتر کل است و برای مواردی کاربرد دارد که تنها چند حساب معین خاص مد نظر باشد.

۳

دفتر حساب تفصیلی (تفضیلی)، دفتر حساب پروژه، دفتر حساب مرکز هزینه

همه این دفاتر هم کاملا مشابه دفاتر معین و کل هستند و تفاوت آنها این است که آیتم‌های اسناد حسابداری به تفکیک یکی از حساب‌های فرعی (تفصیلی، پروژه و…) نمایش داده می‌شوند.

۴

دفتر روزنامه

ورود و خروج حساب‌ها به ترتیب تاریخ سند مربوطه را نمایش می‌دهد. در این دفتر تنها حساب کل آیتم مورد نظر ذکر می‌گردد. با کمک این گزارش می‌توان گردش حساب سیستم حسابداری را در فلان روز خاص به راحتی فهمید.

۵

دفتر تراز کل

این دفتر تراز بودن هر یک از حساب‌های کل را نشان می‌دهد به این معنی که به ازای هر یک از حساب‌های کل همه بدهکارها و بستانکارهای اسناد استفاده کننده از آن حساب کل را با هم جمع کرده و به همراه مانده بدهکار و مانده بستانکار محاسبه شده آنها نمایش می‌دهد. این دفتر اطلاعات خلاصه‌ای دارد و تعداد سطور آن تنها به اندازه حساب‌های کل موجود در سیستم حسابداری است.

۶

دفتر تراز معین و دفاتر تراز تفصیلی و…

کاملا مشابه دفتر تراز کل هستند اما این بار به ازای هر یک از حساب‌های معین یا تفصیلی (تفضیلی)، پروژه و مرکز هزینه نمایش داده می‌شود ولی همانند دفتر تراز کل خیلی کم حجم هستند.

۷

گزارش صورت حساب تفصیلی (تفضیلی)، مرکز هزینه و پروژه

در این سری گزارشات یکی از حساب‌های فرعی به عنوان ورودی گزارش انتخاب شده و سپس کلیه ورودی خروجی‌ها مرتبط با این حساب فرعی به تفکیک حساب معین استفاده نمایش داده می‌شود. از کاربردهای مفید این گزارش تهیه لیست کلیه دریافت-پرداخت‌ها به ازای یک حساب فرعی خاص مثل یک شخص، شرکت یا پروژه است. این سری گزارشات با تکیه بر اطلاعات ارتباط حساب‌ها کار می‌کنند. در اطلاعات ارتباط حساب‌ها یک حساب معین انتخاب و مشخص می‌گردد کدام یک از حساب‌های فرعی با آن در ارتباط هستند. گزارشات صورت حساب تنها برای حساب‌های فرعی معنی دارند.

توجه ۱: این نوشته از دید یک نرم افزار نویس نوشته شده و مسلما فاقد دقت لازم در تعریف دقیق مفاهیم حسابداری است.

توجه ۲: در اینجا یک تعریف کلی از حساب‌های اصلی و فرعی و تشابه و تفاوت آنها موجود است.

توجه ۳: لینک‌های زیر هم اطلاعات مفیدی دارند:

دفاتر حسابداری – ویکی‌پدیا
کتاب اصول حسابداری ۱ – فنی و حرفه‌ای
اصول حسابداری ۱ – شبکه آموزش صدا و سیما

‫انواع حساب‌ها و کدینگ آنها در حسابداری (حساب‌های اصلی و فرعی)

حساب‌های اصلی: در سیستم حسابداری یک حساب اصلی داریم که عبارت است از مجموعه سلسله مراتبی گروه حساب، دفتر کل، تعدادی طبقه معین (وجود آن اجباری نیست) و نهایتا خود حساب معین. در این مجموعه «حساب معین» نقش اصلی را بازی می‌کند و بقیه فقط برای دسته بندی به کار می‌روند. کلیه اسناد حسابداری حتما باید با استفاده از حداقل یک «حساب معین» و تعدادی حساب فرعی اختیاری ثبت شوند. کد هر حسابی (چه در حساب‌های اصلی و چه در حساب‌های فرعی) در ساختار سلسله مراتبی حساب‌ها به صورت پیمایش از ریشه درخت تا حساب مورد نظر به دست می‌آید. به این صورت که کد همه حساب‌ها و طبقه بندی‌های پیمایش شده به ترتیب از ریشه تا برگ کنار هم چیده شده و کد حساب مورد نظر به دست می‌آید.

دقت شود که «گروه حساب» اولین سطح درخت حساب‌ها را تشکیل می‌دهد و فقط و فقط همین یک ردیف هم از آن وجود دارد نه کمتر و نه بیشتر. «حساب کل» هم که زیر مجموعه «گروه حساب» است در ردیف دوم درخت قرار داشته و رفتارش کاملا مشابه «گروه حساب» می‌باشد. زیر هر «حساب کل» هم می‌توان هیچی، یکی یا هر تعداد «طبقه معین» به صورت درختی و نامحدود داشت. در واقع «طبقه معین» (در صورت وجود) از سطح سوم شروع و به تعداد دلخواه ادامه دارد. «حساب‌های» معین هم بلافاصله زیر مجموعه یک «حساب کل» یا به صورت زیر مجموعه یکی از «طبقات حساب معین» تعریف می‌شوند. یادآوری می‌گردد که در اسناد حسابداری چیزی که ثبت می‌گردد حساب معین است نه حساب کل یا طبقه معین یا گروه حساب. به عکس زیر دقت کنید:

PrimaryAccountsLargeSize

حساب‌های فرعی: حساب‌های فرعی برای کمک به روشن شدن جزییات اسناد حسابداری به وجود آمده‌اند و ثبت آنها برای اسناد حسابداری ضروری نیست. با کمک حساب‌های فرعی می‌توان گردش مالی را به تفکیک مراکز هزینه، پروژه‌ها، افراد، حساب‌های مختلف و… به دست آورد. سه دسته از حساب‌های فرعی عبارتند از حساب تفصیلی (تفضیلی هم گفته می‌شود)، حساب پروژه و حساب مرکز هزینه. ساختار هر سه تای این حساب‌ها کاملا مشابه با هم و به صورت درختی است. هر درخت با هیچی، یکی یا هر تعداد طبقه حساب تودرتو شروع شده و به یک حساب فرعی منتهی می‌شود. به عکس زیر دقت کنید:

SecondaryAccountsLargeSize

* با تشکر از ناصر حاجلو برای تهیه عکس‌ها