‫هماهنگ سازی contact listهای مختلف

تصور کنید تعدادی زیادی contact در gmail دارید، گوشی android شما هم دارای contactهای فراوانی است. همچنین روی windows خود از outlook و ایمیلی غیر از جیمیل نیز استفاده می‌کنید که اتفاقاً آن هم دارای تعداد زیادی contact است. همه این contact listها مدام در حال رشد و اضافه شدن هستند و بخش‌های مشترک نیز دارند. جهت سادگی موضوع فعلاً contactهای منابع دیگر را در نظر نمی‌گیریم. در چنین وضعیتی هماهنگ نگه داشتن (sync کردن) contact listهای مختلف با هم کار خیلی سختی است. برخی از مشکلات و نکاتی که در این هماهنگ‌سازی‌ها (sync) وجود دارند عبارت است از:

۱- به contact sync در اندروید اعتماد نکنید! اشتباهات آن خیلی زیاد است. به خصوص وقتی که یک contact را تغییر نام داده یا اصلاح می‌کنید. این تغییر معمولاً در gmail contact اعمال نمی‌شود.

۲- android sync اولویت را به gmail contact می‌دهد نه android contact. بنابراین بهتر است اصلاحات را در gmail contact اعمال کنید و از آنجا sync کنید.

۳- هر چقدر هم که دقت کنید باز هم ممکن است بعضی اطلاعات پاک شوند یا مشکل پیدا کنند. بنابراین هرگز backupهای همیشگی و مداوم را فراموش نکنید.

۴- google contact مکانیزمی دارد برای یکی کردن contactهای تکراری. متاسفانه این مکانیزم چندان هوشمند نیست و بیشتر وقت‌ها خودتان مجبور به انجام دستی آن می‌شوید.

۵- پشتیبان از google contact گرفتن و به خورد outlook دادن کار ساده‌ای است. اما بر عکس آن نه. اولاً که گزینه import/export در یک جای خیلی پرتی از outlook مخفی شده است. ثانیاً تنها فرمت مناسب outlook برای export کردن، فرمت csv است که آن هم یونیکد را پشتیبانی نمی‌کند و اطلاعات فارسی contactها به طور کامل از بین می‌روند. برای رفع مشکل باید با کلک‌های مخصوصی مثل بردن به فرمت اکسل و سپس تبدیل به csv از طریق google docs مشکل آن را برطرف کرد.

۶- اگر تعداد contactهای شما بیشتر از ۱۰۰ تا ۲۰۰ تاست حتماً موقع ذخیره آنها اطلاعات کوچکی راجع به آن contact مشخص کنید. مثلاً شغلش یا شرکتش یا نوع ارتباطش با خودتان را مشخص کنید. در غیر این صورت بعد از مدتی صاحب contactهایی خواهید شد که اصلاً نمی‌دانید کی هستند و در contact list شما چکار می‌کنند.

۷- برای هر contact فقط یک مدخل داشته باشید. داشتن چند مدخل به ازای یک contact مثلا یکی برای شماره تلفن، یکی برای ایمیل، یکی برای… شما را سر در گم می‌کند.

۸- هر contact ی ارزش ورود به contact list شما را ندارد. اگر یک شماره تلفن یا یک شماره موبایل برای شما اهمیت زیادی ندارد یا اگر فکر می‌کنید هیچ نیاز دوباره‌ای به اطلاعات او نخواهید داشت پس بیخودی contact listهای خود را شلوغ نکنید. در gmail به هر کسی که ایمیل بزنید یا از هر کسی که ایمیل دریافت کنید، ایمیل آن شخص خود به خود به فهرست contactهای شما اضافه می‌شود. در Outlook هم دقیقاً همین اتفاق می‌افتد. بنابراین اگر شخص پر ترافیکی هستید خیلی زود contact list تان شلوغ خواهد شد. خوشبختانه در gmail contact آدرس ایمیل‌های جدید با برچسب other contacts مشخص می‌شوند. شما می‌توانید با پرهیز از استفاده از contactهای این گروه، contact list را منظم نگهداری کنید. در عوض هر از چند گاهی به آنها انداخته و آنها که مهم هستند را از این گروه خارج کرده و به گروه اصلی منتقل کنید. همین مکانیزم در outlook هم وجود دارد ولی اسم آن Suggested Contacts است.

۹- برای نام گذاری contactها از یک استاندارد خاص تبعیت کنید. مثلاً همیشه اسم کوچک و اسم فامیل را با هم به کار ببرید. یا مثلاً برای مشاغل یا گروه‌های خاص از پیشوندهای یکسان استفاده کنید. این طوری سازماندهی و حذف موارد تکراری خیلی راحت‌تر می‌شود.

۱۰- مشکلات sync به راحتی برطرف نمی‌شوند اما هر چقدر که از platformها و فناوری‌های یکسان‌تری استفاده کنید مشکلات کمتری خواهید داشت. شاید بد نباشد همه سیستم‌ها را یک دست ویندوزی یا اندرویدی/گوگلی کرد.

۱۱- بهتر است یکی از منابع را به عنوان منبع اصلی در نظر گرفته و بقیه را نسبت به آن sync کنید.

۱۲- برای هر ترکیبی از contact listها سناریوی خاصی از نحوه هماهنگ سازی وجود دارد. یک سناریوی نمونه می‌تواند به شکل زیر باشد