toggl و دیگر ابزارهای محاسبه زمان

یکی از دغدغه‌های کسانی که روی پروژه‌های مختلف کار می‌کنند یا با شرکت‌های متعدد همکاری دارند یا به طور خلاصه مشاور و فریلنسر و remote worker هستند محاسبه زمان صرف شده روی هر پروژه و برای هر شرکت است. من مدت‌ها از اکسل و کالک (معادل اکسل در مجموعه LibreOffice) برای این کار استفاده می‌کردم. هر چند این روش سنتی جوابگو بود ولی کارایی پایینی داشت و وقت زیادی از من می‌گرفت. چند ماه پیش تصمیم گرفتم فکری به حال این موضوع بکنم. پس از بررسی چندین ابزار موجود به toggl رسیدم که تبدیل به کشف با‌ارزشی شد و کار محاسبه زمان را خیلی ساده‌تر و سریع‌تر کرد.

 

تاگل یک برنامه کوچک محاسبه زمان است. به این شکل که شما هر وقت شروع به انجام کاری می‌کنی دکمه استارت اون رو می‌زنی و هر وقت که کار روی اون موضوع تمام شد دکمه پایان را می‌زنی. تاگل هم در عوض زمان صرف شده را به تفکیک روز، هفته، ماه و … و به تفکیک پروژه‌های مختلف و با آمارها و نمودارهای مختلف به تو اعلام می‌کند. تاگل مزایای خیلی زیادی دارد. یکی از مزایای مهم اون چند platform بودن اون است. تاگل روی وب (از طریق browser) کار می‌کند و برای ویندوز، اوبونتو، اندروید و پلتفرم‌های دیگه هم app مخصوص دارد. همه این appها به خوبی با هم sync هستند. من کاری را روی وب شروع می‌کردم، بعدش browser را می‌بستم و از طریق app ویندوزی می‌دیدم که چقدر از شروع اون task گذشته و می‌توانستم از آنجا stop کنم یا اینکه کامپیوترم را خاموش کنم و یک سیستم اوبونتو را روشن کنم و از آنجا این کار را کنم. وقتی هم که بیرون بودم یا جلسه‌های خارج از دفتر یا جلسات تلفنی داشتم می‌توانم از نسخه اندرویدی استفاده کنم.

 

تاگل در همه پلتفرم‌هایی که من اسم بردم خیلی عالی کار می‌کند. انعطاف پذیری خوبی دارد و خیلی خوب sync می‌شود. کنترل‌های انتخاب تاریخ و زمان اون در همه جا بدون نقص کار می‌کند. Toggl ابزار گزارش‌گیری کامل و خوبی دارد. می‌شود به راحتی و به تفکیک زمان‌های مختلف از اون گزارش گرفت. می‌شود اطلاعات را به تفکیک پروژه درخواست کرد و نمودارهای مختلفی بر اساس اون ترسیم کرد. گزارش‌ها قابلیت تهیه خروجی به pdf و csv را دارا هستند. با نسخه پولی تاگل می‌شود تیم داشت و حتی کارفرما/رییس را هم در تاگل وارد کرد تا گزارش‌ها را به صورت مستقیم ببینند. علاوه بر این می‌شود نرخ ساعتی را مشخص کرد تا علاوه بر محاسبه زمان، صدور فاکتور هم انجام بگیرد. البته من امکانات پولی تاگل را تا حالا امتحان نکرده‌ام.

toggl

تا اینجا از مزایای تاگل گفتم و اینکه خودم حدود سه ماه است که به خوبی از اون استفاده کنم. متأسفانه یکی دو روز پیش تیغ تحریم شامل حال تاگل هم شد و الان که اوایل آذر ۱۳۹۵ است تاگل از دسترس خارج شده است. نه وب آن باز می‌شود و نه appهای اون کار می‌کنند. تنها راه استفاده از اون پنهان کردن IP است که اون هم مشکلات خاص خودش را دارد. یک جایی شنیده بودم که آلمان هنوز با تحریم‌های زمان جنگ سرد و حتی قبل از اون دست و پنجه نرم می‌کند. فکر می‌کنم تحریم‌های ایران هم حالا حالاها دست از سر ما بر ندارند. پس باید کاری کرد و ابزار جایگزینی پیدا کرد.

 

RescueTime ابزار مناسبی به نظر میاد. نسخه اوبونتو هم داره. ولی نصب اون با اشکال مواجه شد. ابزار Time Doctor هم نسخه اوبونتو داره که بدون مشکل هم نصب شد ولی هم app اون و هم وب اون خیلی شلوغ و به هم ریخته است. نسخه مجانی آن هم فکر می‌کنم چنگی به دل نزند. Desk Time هم نسخه اوبونتو دارد که اتفاقاً خیلی سبک است. ظاهر تمیزتری دارد و فکر می‌کنم نسخه رایگان اون امکانات بهتری داشته باشد. انگار سادگی و سبکی اون بی دلیل هم نیست. امکان تفکیک کارها در پروژه‌ها وجود ندارد. یعنی وقتی که دارید روی پروژه خاصی کار می‌کنید نمی‌تونید task اون رو هم مشخص کنید. ابزار timecamp را امتحان کردم ولی نسخه اوبونتو اون اشکال داشت و در ماشین من کار نمی‌کرد. از timble هم نتیجه مثبتی نگرفتم. نسخه اوبونتو به زحمت نصب شد ولی آخر سر نتوانستم لاگین کنم.

 

بعضی از این ابزارها امکان itegration به خیلی از ابزارهای دیگه از جمله ابزارهای مدیریت پروژه مثل Jira را هم دارا هستند که مورد Jira به طور به‌خصوص برای من خیلی با‌ارزش است. البته بعید می‌دانم در نسخه‌های مجانی این امکانات به طور کامل وجود داشته باشد. بعید است که هر کدام از ابزارهای time tracking برای لینوکس و اوبونتو نسخه داشته باشند ولی برای ویندوز نداشته باشند. بنابراین اگر در ویندوز هم از اونها استفاده می‌کنید چندان نگران نباشید. من ابزارهایی که نیاز به پنهان کردن IP داشته‌اند را بررسی نکرده‌ام. بیشتر مواردی که در پاراگراف قبل بررسی کردم را از اینجا پیدا کردم.

 

خیلی از استارتاپ‌های ایرانی بر مبنای دو چیز ساخته شدند. یکی تحریم‌ها که باعث شده در فضای ایزوله از بقیه دنیا زندگی کنیم و دسترسی به سرویس‌های رایج دنیا نداشته باشیم پس مجبور هستیم خودمون لنگه اونها را بسازیم و دیگری گران قیمت بودن سرویس‌های خارجی به دلیل ارزش پایین پول ایرانی. این دو موضوع در مورد ابزارهای time tracking هم صادق هستند. اگر روزی تصمیم گرفتید به عنوان یک ایده استارتاپی به سراغ ابزارهای time tracking بروید سعی نکنید که همه چیز را از اول خودتان ایجاد کنید. نوشتن app برای platformهای مختلف و ایجاد اون همه سیستم گزارش گیری کار بسیار سخت و زمان بری است. اقلاً به یک تیم شش هفت نفره به مدت یک الی دو سال نیاز دارید. به جای این بهتر است به سراغ راه حل‌های open source بروید و سعی کنید تمرکزتان را فقط روی اجرای سرویس بگذارید نه روی نوشتن ابزارها.

به روز رسانی:

هیچ کدام از ابزارهایی که در متن بررسی کردم مناسب نبودند. یا پولی بودند یا نسخه مخصوص اوبونتوی اونها به خوبی کار نمی‌کرد. در خود اوبونتو یک ابزار ساده به اسم Hamster هست برای time tracking که من از این ابزار چون sync نداشت و فایل اون به طور کامل آفلاین بود استفاده نمی‌کردم. الان متوجه شدم که با یک روش جالب می‌شوند مشکل backup فایل دیتابیس اون را حل کرد. در این روش فایل دیتابیس از محل واقعی اون برداشته و به drop box منتقل می‌شود. سپس در محل فایل دیتابیس یک symlink ساخته می‌شود. به این ترتیب اطلاعات Hamster در DropBox ذخیره می‌شود نه در فایل سیستم به طور آفلاین. اینجا و اینجا را ببینید.